Maximisez l'efficacité d'Excel avec ChatGPT : utilisation et astuces

Pourquoi utiliser ChatGPT pour vos tableaux Excel ?

Aujourd'hui, Excel est un outil indispensable dans de nombreux secteurs, que ce soit pour gérer des données, créer des rapports, ou effectuer des analyses. Cependant, même pour les utilisateurs aguerris, certaines tâches peuvent devenir chronophages ou complexes. C'est là que ChatGPT entre en jeu, facilitant grandement l'utilisation d'Excel, même si vous n'êtes pas expert en formules ou macros. Voici pourquoi cet assistant virtuel peut transformer votre manière de travailler avec Excel : 

• Accessibilité : ChatGPT facilite l'utilisation d'Excel, que vous soyez novice ou utilisateur expérimenté. En lui posant simplement une question, vous obtenez des formules prêtes à l'emploi, qu'il s'agisse de calculs simples comme la somme ou des formules plus complexes, sans risque d'erreur.
• Génération de formules complexes : Si vous avez besoin de formules avancées, comme des calculs conditionnels ou des analyses statistiques, ChatGPT peut vous guider. Par exemple, au lieu de devoir jongler avec les fonctions imbriquées d'Excel, ChatGPT peut générer une formule qui calcule la moyenne pondérée des ventes pour plusieurs mois, en tenant compte de critères avancés, comme les seuils de vente.
• Analyse et visualisation des données : Avec ChatGPT, vous pouvez analyser vos données Excel plus rapidement. En interprétant les tendances et en proposant des graphiques adaptés, il vous permet de visualiser vos résultats de manière claire et convaincante. Cela facilite non seulement l'analyse des données, mais également leur présentation à vos collègues ou clients.
• Automatisation et développement de macros personnalisées
  ChatGPT vous permet non seulement de simplifier des tâches répétitives, mais aussi de développer des macros sur mesure. En créant des scripts automatisés via VBA (Visual Basic for Applications), vous pouvez personnaliser entièrement vos processus Excel. Cela va bien au-delà des formules standards, permettant d'automatiser des tâches complexes comme la mise à jour automatique de rapports ou l'intégration de données externes.
• Optimisation des flux de travail : En intégrant ChatGPT à votre routine Excel, vous pouvez accélérer votre productivité. Il vous aide à optimiser vos processus de travail en vous offrant des solutions sur mesure, vous permettant de vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Que peut-on faire avec Chat GPT sur Excel ?

ChatGPT permet d’optimiser de nombreuses tâches dans Excel, que ce soit pour automatiser des rapports, créer des formules complexes ou enrichir vos tableaux avec des données externes. Voici des exemples concrets d'utilisation qui vous montreront comment tirer le meilleur parti de cet outil puissant.

Obtenir une formule simple avec ChatGPT

ChatGPT vous permet de générer rapidement des formules simples sans avoir besoin de fouiller dans les options d’Excel. Cela peut s'avérer très utile si vous avez un problème précis et que vous ne connaissez pas la syntaxe exacte à utiliser.

Mise en situation : Imaginons que vous gérez un site e-commerce et que vous devez rapidement additionner les ventes de la colonne C pour les trois derniers mois. Plutôt que de chercher manuellement la formule ou risquer une erreur, vous pouvez simplement demander à ChatGPT de vous donner la formule adaptée.

Comment faire : Pour obtenir une formule adaptée à votre besoin, vous pouvez soit copier-coller les colonnes concernées dans ChatGPT, soit partager directement votre fichier Excel. ChatGPT vous fournira la formule correcte en quelques secondes.

Exemple de prompt : "Comment calculer la somme des ventes dans la colonne C pour les trois derniers mois dans Excel ?"

Obtenir une formule complexe avec ChatGPT

En plus des formules simples, ChatGPT vous aide à résoudre des problèmes plus complexes nécessitant plusieurs conditions. Cela peut être très utile pour des tâches plus avancées, comme calculer des totaux en fonction de critères multiples.

Mise en situation : Supposons que vous travaillez dans la finance et que vous devez calculer la somme des ventes uniquement pour les produits vendus au-dessus de 500 euros et uniquement pour un trimestre spécifique. Cela demande une formule plus complexe avec plusieurs critères.

Comment faire : Vous pouvez décrire votre besoin dans ChatGPT, lui donner les critères nécessaires, et il générera pour vous la formule complexe correspondante. Encore une fois, vous pouvez partager les données ou simplement expliquer le problème.

Exemple de prompt : "Comment calculer la somme des ventes dans la colonne C pour les valeurs supérieures à 500 euros et uniquement pour les ventes effectuées entre janvier et mars 2024 ?"

Utiliser ChatGPT pour analyser et visualiser des données dans Excel

ChatGPT peut également vous aider à analyser des données et à créer des visualisations adaptées pour en extraire des insights. Vous pouvez demander à ChatGPT quel type de graphique utiliser selon les données que vous avez.

Mise en situation : Vous travaillez dans le domaine marketing et vous devez analyser l’évolution des performances de vos campagnes publicitaires sur une période de six mois. Vous avez des données brutes, mais vous souhaitez en tirer des informations plus visuelles pour les présenter lors de vos réunions.

Comment faire : Décrivez vos données à ChatGPT (ou partagez-les directement) et demandez-lui quel type de visualisation est le plus adapté pour illustrer les tendances. ChatGPT peut aussi vous guider sur la façon de créer le graphique dans Excel.

Exemple de prompt : "Comment analyser les performances de mes campagnes marketing sur six mois et créer un graphique de tendances dans Excel ?"

Automatiser la création de rapports dans Excel avec l'aide de l'IA

ChatGPT peut vous aider à automatiser la création de rapports récurrents, que ce soit des rapports hebdomadaires ou mensuels, en vous assistant dans la configuration d’un modèle réutilisable. Cela permet d’économiser un temps précieux et d’assurer une cohérence dans la présentation des données.

Mise en situation : Vous êtes manager dans une entreprise et vous devez envoyer chaque semaine un rapport de ventes à votre équipe. Vous aimeriez automatiser ce processus pour ne plus avoir à le refaire manuellement chaque lundi.

Comment faire : Demandez à ChatGPT comment automatiser la compilation de vos données dans un rapport structuré. ChatGPT vous guidera dans la mise en place d’une macro qui extrait automatiquement les données et les organise dans un rapport hebdomadaire.

Exemple de prompt : "Comment automatiser la création d’un rapport hebdomadaire des ventes à partir des données des colonnes A et B dans Excel ?"

Définir des macros Excel assistées par ChatGPT

ChatGPT vous aide également à rédiger des macros VBA pour automatiser des tâches complexes dans Excel. Que ce soit pour nettoyer des données ou pour formater des cellules, vous pouvez lui demander de vous générer le code nécessaire.

Mise en situation : Vous êtes responsable des ressources humaines et vous avez régulièrement besoin de nettoyer les données des candidats, en supprimant les doublons et en reformattant les noms des candidats pour qu'ils soient uniformisés.

Comment faire : Avec ChatGPT, vous pouvez obtenir un script VBA qui automatise le nettoyage et la mise en forme de vos données. Vous lui expliquez simplement ce que vous souhaitez accomplir, et il vous fournit le code que vous pouvez copier dans Excel.

Exemple de prompt : "Comment écrire une macro VBA pour supprimer les doublons dans la colonne A et formater les noms en majuscules dans la colonne B dans Excel ?

Exploiter des APIs web avec l'aide de ChatGPT pour enrichir Excel

ChatGPT peut vous aider à enrichir vos tableaux Excel en automatisant l'intégration de données externes provenant d'API web, telles que des données boursières, météorologiques ou d'autres sources statistiques. Plutôt que de saisir manuellement ces informations, ChatGPT peut générer des scripts capables d’appeler ces API externes et d’insérer les données directement dans Excel pour une mise à jour en temps réel.

Exemple concret : Si vous avez besoin d’intégrer des cours boursiers dans votre tableau Excel pour suivre l'évolution des actions, ChatGPT peut vous aider à générer un script qui appellera automatiquement une API boursière, récupérera les données nécessaires et les insérera dans votre feuille de calcul pour que vous puissiez les analyser en temps réel.

Étapes pour exploiter une API web avec l'aide de ChatGPT dans Excel :

1. Obtenir une clé API : Récupérez une clé API auprès du fournisseur de données (ex. : une API boursière) que vous souhaitez intégrer à Excel.
2. Utiliser ChatGPT pour générer le script : Demandez à ChatGPT de créer un script VBA ou Python pour appeler l’API et récupérer les données.
3. Configurer le script dans Excel : Intégrez le script généré dans Excel pour automatiser l'appel à l'API externe.
4. Récupérer et afficher les données : Le script insérera automatiquement les données dans votre feuille de calcul pour les organiser et

Comment utiliser Chat GPT sur Excel ? 

Maintenant que vous êtes convaincu des avantages de ChatGPT pour vos tâches sur Excel, voici comment l'utiliser efficacement. Nous allons décrypter les différentes méthodes pour vous permettre de trouver celle qui correspond le mieux à vos besoins : 

Entraîner Chat GPT-4 à utiliser Excel 

La première solution est d’utiliser ChatGPT-4 ou ChatGPT Omni, des modèles avancés capables de devenir votre assistant personnel sur Excel. Pour cela, il est essentiel de les entraîner correctement afin qu’ils puissent comprendre le contexte de votre entreprise, vos opérations et vos objectifs spécifiques sur Excel. Cela permet à ChatGPT d’accomplir une variété de tâches, comme la génération de formules, l'automatisation de calculs, ou la création de rapports.

Étapes pour entraîner ChatGPT à utiliser Excel :

1. Formulez vos besoins : Décrivez vos attentes de manière détaillée pour que ChatGPT comprenne le contexte de votre entreprise et vos objectifs sur Excel.
2. Définissez des prompts précis : Utilisez des instructions spécifiques pour obtenir des réponses adaptées.
3. Configurez ChatGPT : Ajustez ses réponses en fonction de vos préférences (formules, macros, etc.).

Bien que ChatGPT-4 soit performant, il peut parfois rencontrer des difficultés sur des demandes très complexes.

En utilisant les GPTs spécialisés sur Excel

Les GPT spécialisés sont des modèles d’intelligence artificielle créés pour des tâches spécifiques. Dans le cadre d'Excel, ces assistants vous permettent d'aller encore plus loin dans l’automatisation et l’analyse de données complexes. Vous pouvez utiliser des GPT comme Excel AI, GPT Excel, ou Excel VB Expert, spécialement conçus pour gérer des opérations avancées comme la création de macros ou l'analyse de données en profondeur.

Étapes pour utiliser les GPT spécialisés pour Excel :

1. Choisissez un modèle : Accédez à la section Explore GPTs et sélectionnez un GPT spécialisé dans Excel.
2. Vérifiez sa fiabilité : Ces modèles sont créés par la communauté. Il est donc important de consulter les notes, les avis, et le nom des créateurs pour choisir un modèle performant.
3. Configurez le modèle : Entrez vos besoins spécifiques et commencez à l’entraîner selon vos tâches Excel.

Ces modèles nécessitent un abonnement GPT plus, et bien que performants, ils peuvent parfois être moins précis sur des contextes spécifiques comparés à ChatGPT-4.

En utilisant des plugins ChatGPT pour Microsoft

L'AppSource de Microsoft regroupe des extensions comme GPT for Excel, qui permettent d'intégrer directement des modèles d'IA dans Excel. Ces plugins offrent des fonctionnalités puissantes pour automatiser les tâches, analyser les données, et générer du contenu.

Qu'est-ce que ça permet de faire concrètement ? Directement sur votre feuille Excel, ces plugins vous aident à :

• Générer des formules instantanément
• Traduire et formater des données
• Extraire et analyser des informations à partir de grandes quantités de données
• Automatiser certaines tâches comme la création de tableaux ou l'ajout de listes.

Ces plugins simplifient et accélèrent votre travail, surtout si vous gérez de gros volumes de données, en rendant plus accessibles des tâches complexes comme l'extraction ou la reformulation automatique.

L’installation est simple, mais l’utilisation complète de certaines fonctionnalités peut nécessiter un abonnement payant.

En connectant l'API de ChatGPT à Excel

En connectant l'API de ChatGPT à Excel, vous avez la possibilité d'aller encore plus loin dans la personnalisation et l'automatisation des tâches, au-delà des simples plugins disponibles. Cependant, il est important de noter que l'intégration n'est pas directe. Cela signifie que l'utilisateur devra passer par des scripts (comme Python ou VBA) pour connecter l'API OpenAI à Excel. Cette solution demande des compétences techniques supplémentaires, mais elle offre une grande flexibilité.

Qu'est-ce que ça permet de faire ?
Avec cette connexion, vous pouvez créer des automatisations personnalisées, réaliser des analyses prédictives, et gérer de grands volumes de données, tout en bénéficiant d'une interaction IA sur mesure, adaptée à votre contexte spécifique. Vous avez ainsi la possibilité d'adapter ChatGPT à des besoins spécifiques, qu'il s'agisse de tâches répétitives ou d'analyses complexes. 

Étapes pour l'intégrer :

1. Obtenir une clé API sur OpenAI
2. Installer les outils comme Python ou VBA pour intégrer l'API
3. Configurer l'API et ajuster les fonctionnalités selon vos besoins

Cela demande des compétences techniques plus avancées et les coûts peuvent grimper en fonction de l'utilisation de l'API (nombre de requêtes traitées)

Est-ce que l'utilisation de Chat GPT pour Excel est gratuite ?

L'accès à ChatGPT sur Excel dépend des méthodes que vous choisissez. Voici un aperçu détaillé des options et de leurs coûts :

• Utilisation gratuite avec GPT-3 : Vous pouvez utiliser ChatGPT gratuitement avec GPT-3, un modèle plus limité qui ne convient que pour des formules basiques ou des tâches simples.
• Abonnement GPT+ (24 €/mois) : Pour accéder à des modèles plus puissants comme GPT-4 ou GPT-Omni, vous devez souscrire à l'abonnement GPT+.
• GPT spécialisés pour Excel : Les GPT spécialisés comme Excel AI ou GPT Excel sont inclus dans l'abonnement GPT+, et vous y avez accès après souscription. 
• Plugins Microsoft : Certains plugins ChatGPT disponibles sur Microsoft AppSource sont gratuits à l'installation, mais certains peuvent nécessiter un abonnement pour des fonctionnalités avancées.
• API OpenAI : L'utilisation de l'API OpenAI est facturée à l'usage, avec un système de crédits basé sur la quantité de données traitées. Les coûts varient en fonction du modèle utilisé :
  • GPT-3.5 : environ 0,002 $ par 1 000 tokens.
  • GPT-4 : entre 0,03 $ et 0,06 $ par 1 000 tokens, selon la version (standard ou turbo)

Ces tarifs peuvent grimper rapidement selon le volume de données ou la complexité des tâches demandées, notamment si vous travaillez avec des requêtes à haute intensité de calcul sur de grands volumes de données.

Quels sont les meilleurs conseils pour utiliser ChatGPT avec Excel ?

Pour réussir votre expérience avec ChatGPT sur Excel, voici quelques conseils pratiques :

• Savoir bien rédiger vos prompts : L'efficacité de ChatGPT repose sur des requêtes bien formulées. Plus vos questions sont précises et détaillées, plus les réponses seront adaptées à vos besoins.
• Spécifier la langue et la localisation : Il est crucial de préciser si vous utilisez une version française d'Excel, car ChatGPT pourrait générer des formules basées sur Excel américain (ex. : SUM au lieu de SOMME), ce qui peut entraîner des erreurs.
• Résoudre les problèmes de formules non fonctionnelles : Si une formule générée par ChatGPT ne fonctionne pas correctement dans Excel, vous pouvez simplement indiquer à ChatGPT que la formule est incorrecte ou ne produit pas les résultats attendus. ChatGPT est capable de réévaluer son propre travail et d’identifier d'éventuelles erreurs. En lui signalant que la formule ne fonctionne pas, il peut vous proposer une nouvelle version plus adaptée ou corriger l’erreur en ajustant sa réponse. Cette interaction permet de s'assurer que la solution finale correspond bien à vos besoins.
• Tester les résultats avant utilisation : Comme toutes les IA génératives, ChatGPT peut parfois produire des erreurs. Il est donc important de vérifier chaque réponse avant de l'utiliser dans vos calculs ou vos rapports pour éviter des résultats erronés.

Comment apprendre à utiliser Chat GPT pour Excel

Tutoriels et vidéos en ligne

Ces ressources vous permettent d'apprendre à votre rythme, en explorant des cas pratiques d'utilisation de ChatGPT sur Excel. Que vous préfériez suivre des cours complets ou des vidéos plus courtes, ces formats sont idéaux pour maîtriser progressivement l'intégration de l'IA dans vos tâches Excel.

Des chaînes Youtube comme La Minute Excel, Excel Formation, ou encore Seb Connect proposent plusieurs vidéos qui vous guideront pas à pas pour une meilleure compréhension des bases de ChatGPT et Excel. 

Formations en prompt engineering

La maîtrise des prompts est essentielle pour obtenir des réponses pertinentes et précises de ChatGPT. Savoir formuler correctement vos demandes vous permettra d'exploiter au mieux l'IA dans vos tâches Excel.

Nous proposons, chez Jedha, une formation complète en Prompt Engineering qui vous permet en deux semaines de :

• Maîtriser l'art de la rédaction des prompts pour devenir Prompt Engineer
• Optimiser vos interactions avec ChatGPT pour Excel, afin de générer les formules et rapports adaptés à vos besoins.
• Personnaliser les réponses de l'IA pour répondre précisément aux contextes de votre entreprise.

Cette formation est une opportunité pour booster votre productivité et maîtriser l'intelligence artificielle au quotidien.

Conclusion : 3 étapes pour se former en prompt engineering

ChatGPT vous permet d'améliorer radicalement votre efficacité sur Excel, d'automatiser des tâches complexes et de gagner un temps précieux. Mais comme vous l'avez compris, pour en tirer pleinement parti, il est essentiel de bien maîtriser l'art du prompt engineering. Voici trois étapes pour vous former efficacement :

1. Inscrivez-vous gratuitement sur la plateforme JULIE : C'est une première étape facile qui vous permettra de découvrir des cours d'initiation gratuits sur la création de prompts et l'utilisation de ChatGPT dans Excel. Profitez-en pour vous familiariser avec les bases de cette technologie.
2. Consultez notre syllabus et participez à nos soirées portes ouvertes : Prenez le temps de parcourir notre programme de formation, pour évaluer si notre formation correspond à vos besoins. Tous les jeudis à 18h, rejoignez nos soirées portes ouvertes en ligne, où vous aurez l’occasion de poser vos questions et d’échanger avec nos formateurs, pour vous projeter pleinement dans cette formation.
3. Prenez rendez-vous avec notre équipe d’admission : Lorsque vous êtes prêt à passer à l’étape suivante, notre équipe est là pour vous accompagner dans la concrétisation de votre projet. Nous vous aiderons à trouver les meilleures options de financement et à vous lancer dans le perfectionnement de vos compétences en prompt engineering et en gestion de données avec ChatGPT.

Ces trois étapes vous guideront vers une maîtrise optimale de ChatGPT pour Excel, vous ouvrant la voie à de nouvelles opportunités et une productivité décuplée.

Questions fréquentes à propos de ChatGPT pour Excel

Quelles sont les limites de l'utilisation de Chat GPT avec Excel ?

Bien que ChatGPT soit un outil puissant pour améliorer l'efficacité dans Excel, il présente certaines limites à prendre en compte pour éviter les erreurs ou les attentes irréalistes :

• Véracité des informations : ChatGPT comme tout LLMs peut générer des réponses qui ne sont pas toujours exactes ou adaptées au contexte. Il est donc essentiel de vérifier manuellement les formules ou données fournies, surtout lorsqu'il s'agit de tâches complexes ou critiques.
• Contextualisation limitée : ChatGPT n’a pas toujours la capacité de bien saisir le contexte spécifique d’un fichier Excel. S'il manque des informations ou si elles sont mal interprétées, les résultats peuvent être inappropriés ou incohérents.
• Nécessité d’une connaissance basique d’Excel : Bien que ChatGPT simplifie certaines tâches, il reste important de comprendre les bases d’Excel pour maximiser l’efficacité de l’IA. Sans une connaissance minimale, certains utilisateurs pourraient rencontrer des difficultés à utiliser correctement les fonctionnalités avancées.
• Dépendance aux données d'entraînement : ChatGPT est formé sur des données existantes et ne peut pas toujours s'adapter à des scénarios très spécifiques ou inédits. Cela peut poser des problèmes pour des cas d’utilisation particuliers ou pour des entreprises avec des besoins très précis.

Comment utiliser ChatGPT avec Google Sheets ?

L'intégration de ChatGPT avec Google Sheets fonctionne de manière similaire à Excel. Vous pouvez utiliser des scripts ou connecter l'API de ChatGPT pour automatiser des tâches, générer des formules, et analyser des données directement dans Google Sheets. Quelques variantes notables incluent l'utilisation d’Apps Script, qui est plus directement intégré à Google Sheets, pour faciliter l'accès à l'API OpenAI. Le processus reste très proche de celui utilisé pour Excel.

Est-ce que ChatGPT peut analyser un fichier Excel ?

Oui, ChatGPT peut analyser un fichier Excel, mais cela nécessite de lui fournir les données sous forme lisible, comme du texte brut ou des colonnes de données copiées dans le chat. Vous pouvez aussi partager le fichier directement si vous utilisez une version de ChatGPT intégrée à une application prenant en charge les fichiers. Une fois les données fournies, ChatGPT peut vous aider à interpréter des tendances, automatiser des calculs, ou proposer des formules adaptées.

Quelle IA est la meilleure pour Excel ?

Il n’existe pas de réponse unique à cette question, car cela dépend des besoins spécifiques de l’utilisateur. ChatGPT est très performant pour automatiser des tâches simples à complexes, mais Copilot, développé par Microsoft, peut être plus adapté pour une intégration directe dans l'environnement Office, notamment avec Excel, et offrir une meilleure contextualisation pour des tâches liées à la suite Microsoft 365. Pour une meilleure assistance AI dans Excel, les deux outils peuvent être complémentaires.